Давайте возьмём один из процессов в агентстве и подробно его распишем. Пусть это будет очень важный процесс, напрямую влияющий на формирование ожиданий от работы агентства клиентом. Итак, перед нами - старт работы с клиентом.
1. Подготовка
Ответственные - аккаунт-менеджер
Сроки - 2 часа
Описание - аккаунт берет контакты клиента, забирает заполненный бриф, знакомиться с проектом.
2. Налаживание коммуникаций с клиентом
Ответственные - аккаунт-менеджер
Сроки - первый день передачи клиента
Описание - аккаунт связывается с клиентом, знакомиться с представителями стороны заказчика, предлагает созвон (на встречу зовёт тимлида отдела рекламы для уточнения вопросов по работе). Тимлиду передаёт заполненный бриф и собирает новые вопросы по проекту.
3. Согласование задач
Ответственные - аккаунт-менеджер / тимлид рекламной группы / специалист по рекламе
Сроки - первый созвон с клиентом
Описание - аккаунт согласовывает задачи, обсуждает вопросы по проекту, назначает следующий созвон и цели к нему, готовит постмит встречи.
4. Согласование бюджета
Ответственные - аккаунт-менеджер / тимлид рекламной группы / специалист по рекламе
Сроки - первый или второй созвон с клиентом
Описание - отдел рекламы считает медиаплан по задачам клиента и согласовывает его с клиентом; по согласованию бюджета аккаунт пишет клиенту письмо.
5. Подготовка к запуску рекламы
Ответственные - аккаунт-менеджер / тимлид рекламной группы / специалист по рекламе
Сроки - не более двух дней с момента согласования задач и медиаплана
Описание - команда определяет рекламные кампании для старта, генерирует идеи оферов/креативов/посадочных страниц, даёт ТЗ на дизайн/разработку для создания креативов и иных прототипов.
6. Согласование креативов, оферов, посадочных страниц
Ответственные аккаунт-менеджер / специалист по рекламе
Сроки - сразу же после шага 5
Описание - в чате или на созвоне аккаунт и специалист по рекламе получают согласование от клиента на используемые креативы, оферы, посадочные страницы. При наличии правок - немедленно вносятся коррективы. Постмитом подтверждаются договорённости.
7. Запуск тестов
Ответственные - специалист по рекламе
Сроки - не позднее 1 дня после согласования шага 6
Описание - специалист по рекламе запускает кампании по согласованным креативам, оферам, посадочным страницам на согласованный на тесты бюджет.
8. Оценка эффективности
Ответственные - аккаунт-менеджер / специалист по рекламе
Сроки - 2-4 дня после запуска РК (шаг 7)
Описание - специалист по рекламе собирает данные кампаний и аналитики, обсуждает результаты с аккаунт-менеджер, даёт идеи оптимизации. Аккаунт сообщает о первых результатах клиенту в чате и даёт информацию о последующих правках/шагах, дублирует информацию письмом.
9. Правки
Ответственные - аккаунт-менеджер / специалист по рекламе
Сроки - не более суток после шага 8
Описание - специалист по рекламе вносит согласованные правки и сообщает аккаунт-менеджеру об этом.
10. Запуск кампаний
Ответственные - аккаунт-менеджер / тим-лид группы / специалист по рекламе
Сроки - не более 7 дней после запуска первых тестовых рекламных кампаний
Описание - специалист по рекламе после анализа результатов тестов запускает новые кампании, тимлид согласовывает запуск, аккаунт сообщает об этом клиенту в чате, письмом или звонком.
11. Отчеты
Ответственные - аккаунт-менеджер / специалист по рекламе
Сроки - в согласованные с клиентом сроки, например, каждую пятницу
Описание - специалист по рекламе вносит данные рекламных кампаний в таблицу-отчет, вносит идеи оптимизации, прописывает свои следующие шаги. Аккаунт-менеджер проверяет значения по системам аналитики и созванивается с клиентом для обсуждения отчета. Собирает фидбек и передает их специалисту по рекламе и тим-лиду. Постмит дублирует в почту клиенту.